できるビジネスパーソンはやっている!会議を効率化する9つの鉄則

電話でのお問い合わせ
受付時間 9:00~17:00

03-4582-1102

お問い合わせ・資料請求

東京のレンタルオフィス、サービスオフィスTOP > お役立ちコンテンツ > 業務効率化 > できるビジネスパーソンはやっている!会議を効率化する9つの鉄則

できるビジネスパーソンはやっている!会議を効率化する9つの鉄則

Dollarphotoclub_78736841

会議が長い、ムダな会議は多い…そう思っているビジネスパーソンは案外多いもの。なぜそう思ってしまうのか、それは会議のやり方に問題があるからです。そもそも会議は必要なのかともやもやしているビジネスパーソンへ、今回ご紹介する会議を効率化する鉄則を実践すれば、明日からの会議の見方・やり方が変わるかもしれません。会議を効率化し、有意義な時間にする方法を紹介します。

会議をすること自体が目的になっていないか

会議を効率化する鉄則は「会議の目的を明確にする」ことです。定例の会議の場合は、特に重要です。なぜなら、「会議をする」ことが目的になっているケースがあるからです。目的が明確でないと、とりとめのない「愚痴大会」になったりして気が付けば時間ばかり過ぎていた、なんてこともありがちです。

目的が定まれば時間も短縮される

そもそも会議とは「関係者が集まって相談をし、物事を決定すること。また、その集まり」をいいます。(出典:goo国語辞書) (http://dictionary.goo.ne.jp/jn/35542/meaning/m0u/%E4%BC%9A%E8%AD%B0/)

物事を決定することのが会議の主な機能であって、ただ関係者が集まって話すだけでは会議とは呼べません。何のための会議なのか、何を決めるために集まっているのか、あらかじめ目的を明確にすることで会議時間を短縮できます。

会議の主催者が事前に確認すべき3つのポイント

会議で人を集めるということは、会議時間の分参加者たちの時間を奪うということでもあります。参加者はなるべく少なくし、メインの相談以外で時間を取られないように意識しなければいけません。そのために、会議の主催者は必ず以下の3つのポイントを確認しましょう。

1.会議の目的が参加者全員に共有されているか
2.会議の資料などは会議の前日までには参加者に届いているか、またそれは分かりやすく簡潔な内容になっているか
3.参加者は本当にその会議にとって必要な人物か

会議と報告連絡会は別物

情報を伝達するだけのために会議を開くのは時間のムダです。なぜなら、業務メールを配信すれば十分間に合うからです。情報を伝えるために参加者を集めるのは「報告連絡会」であって、会議とは言えません。会議と報告連絡会は別物である、と心得ましょう。

実践!会議を効率化する方法

Dollarphotoclub_100408438

時には外で会議を

会議の時間は、どんなに長くても1時間以内で終了させると決めましょう。でも会社内だとダラダラしがちですね。時には外部の会議室などを借りて、社外でのミーティングもいいでしょう。気分転換にもなり、新しいアイデアなどがひらめくかもしれません。

事前準備を完璧に

会議が始まってから資料を配布したり、プロジェクターなどの準備をするのはよくありません。この時点ですでに時間を損失しています。会議はまず、事前準備を完璧にしてからはじめましょう。

会議中はメモを取りながら

ダラダラ会議を避け、会議に集中するためにも会議中はメモを取ることをオススメします。会議の内容がより明確になり、頭の中で情報がクリアに整理されていくでしょう。

会議のゴールを明確に

会議のゴールを明確にしておかないと、会議が中途半端に終わってしまう可能性が高くなります。会議の目的がハッキリしていれば、さらに具体的な会議のゴールを設定しましょう。例えば、今回の議題では具体的な解決策を出すのか、議長の許可を得られれば良しとするのか、よいアイデアがでれば終了なのか、などです。

会議の終わりが最も重要

会議の終わりにその会議で決まったことや、決まらなかったこと、フォローアップが必要な担当者などのサマリーを行います。実はここが一番肝心です。会議が終わっても、そこで決まった内容を業務に反映できなければ意味がありません。

会議の目的は果たされたのか、それを受けてどう行動するのか、次の会議では何について検討するのかなどを、出席者全員が認識する必要があります。ここをクリアし、次回の会議へのアクションが決まれば今後の会議はもっと有意義なものになるはずです。これでダラダラ会議とは、サヨナラできます。

まとめ

会議を効率化する上で最も重要なことは「ムダな会議は行わない」ことです。
必要な会議のみを、高いクオリティーで実施し続ければ、驚くほどの業務効率向上につながるでしょう。

レンタルオフィス、シェアオフィスをお探しの方へ

レンタルオフィスよりワンランク上のサービスを無駄の無い賃料で使いたい方はぜひクロスオフィスをご検討ください。

電話でのお問い合わせ
受付時間 9:00~17:00

03-4582-1102

お問い合わせ・資料請求

この記事を書いた人

ユニークビジョン

ユニークビジョン

ユニークビジョンは、FacebookやTwitterを中心にしたソーシャルメディアの運用支援や効果測定、コンサルティングとサイトのソーシャル化・オウンドメディア化の支援やソーシャルアプリ開発を行うコンサルティング・開発企業です。 自社で開発・メディア運営まで行なっておりますので、ソーシャルメディアを活用して貴社のポテンシャル最大化を一手に引き受けられます。